Высылаю вам коммерческое письмо

Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения

Высылаю вам коммерческое письмо

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?«, в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение«.

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже…

И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.

Поэтому давайте продумаем простой план:

  1. Здороваемся.
  2. Представляемся.
  3. Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
  4. Указываем детали коммерческого предложения.
  5. Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
  6. Призываем к действию

Шесть пунктов, шесть предложений.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе». 

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона». 

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц. 

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________. 

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________». 

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %. 

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________. 

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kommercheskie-predlozheniya/soprovoditelnoe-email-pismo-dlya-kommercheskogo-predlozheniya

В ответ на ваше коммерческое предложение направляем вам

Высылаю вам коммерческое письмо

Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качества товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Стандартные выражения: Гарантируем… Гарантируем, что… Фирма «Эсконт» гарантирует… 9. Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону.

Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт.
в срок не позднее 10 марта 2018 г.

Важно В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий. Правила оформления писем Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.

Справка При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:

  1. адресат;
  2. заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
  3. подпись;
  4. отметка об исполнителе.

В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма.

Копия остается в организации — автора письма.

10 фраз, с которых можно начинать коммерческое предложение

Мы приведем 10 сценариев для начала формирования индивидуальных коммерческих предложений и подкрепим их примерами из нашей личной практики — то есть, фрагментами коммерческих предложений, которые мы готовили клиентам «Студии Дениса Каплунова». Поехали! №1 — ответ на запрос Самый первый сценарий.

Ситуация простая: мы отправляем коммерческое предложение на конкретный запрос клиента. То есть, клиент сам хочет изучить наше КП. Ситуация очень благоприятная, потому что нам уже не нужно «подогревать» клиента.

Достаточно ему сообщить то, что он сам просит, и сделать это ярко. В такой ситуации самый простой способ для начала коммерческого предложения напомнить клиенту, что он сам просил и показать, что мы именно это и выполняем.
Чисто на подсознательном уровне, клиент начинает внимательное чтение, ведь он сам просил эту информацию.

Устойчивые обороты деловой переписки

Должны содержаться сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата (получателя, потребителя), характер доступности, местонахождение и т.п. имя пароль подтверждаю согласие с Политикой конфиденциальности Ш.Р.Р.,Магнитогорск,26.05 21:02 И.С.В.,Москва,16.05 09:34 Х.В.Н.

,Россия,09.05 03:38 Д.А.С.,Москва,06.05 15:33 К.Т.В.,Москва,15.04 23:32 А.И.А.,Москва,13.03 12:10 Ч.Ю.В.,Магнитогорск,10.03 08:15 М.Е.В.,Магнитогорск,03.03 18:47 С.В.Ю.,Магнитогорск,26.02 08:29 К.А.В.,Магнитогорск,15.02 09:49 терминов Road show Кредит пролонгированный Капиталоотдача Последние обновления Кислота гиалуроновая (Acid Hyaluronic) Витамины (от лат.

Как составить коммерческое предложение

Внимание Здесь очень важно знать и понимать ориентиры таких «выгодных» направлений. И порой они находятся просто перед носом. Вот пример начала КП по продвижению одного технологического усовершенствования в процессе производства колбасных и мясных копченых изделий: Завтра Вы сможете сократить затраты на производство мясных деликатесов на 30-35%.

Коммерческое письмо: образец написания

Скажем, если Вы продаете 100 автомобилей в месяц, то это дополнительных $12 500 – $ 75 000. Каждый месяц. Таким образом, уже за 1-2 месяца Вы легко зарабатываете себе (или своим близким) на новенькую «Toyota». Заметили персонализацию? Верно, название бренда.

Естественно, в автосалон «Ford» отправлялось предложение с информацией по автомобилям и бренду «Ford», и т.д. Персонализация — это всегда хорошо для коммерческих предложений. Вместо постскриптума Только что вы ознакомились с 10-ю техниками для разработки вводной части своих коммерческих предложений. И видите, что все они разные.

На самом деле, их еще больше, и мы каждый раз открываем новые способы.

Коммерческие письма (стр. 1 из 2)

Читатель обязательно посмотрит на картинки, и если они его хоть чем-то привлекут, ваш текст будут читать более внимательно. Пример из коммерческого предложения, которое мы готовили для представителя производителя женских сумок (текст ориентировался на оптовых покупателей).

К силе изображений мы сразу подключили несколько «горячих точек»: Новые модные женские сумки в Москве — оптом!

  • Маржа цены опт/розница — 300%
  • Бесплатная доставка по Москве
  • Ассортимент — более 1500 моделей в сезон
  • Минимальный заказ для оптовой цены — 10 000 руб.
  • Все документы для проверяющих органов

Посмотрите на эти сумки: Рыженькая очень хорошая, да? Поэтому, она и в центре. №10 — «Сладкая конфетка» Дети любят сладости. А взрослые любят деньги. По большому счету, и деньги можно назвать сладостями.

В ответ на ваш запрос направляем вам коммерческое предложение

Помета «вторично» также выполняет функцию напоминанияПомета ставится, если отправитель предполагает, что адресат, по независящим от него причинам, письма еще не получил.

Тогда дословно воспроизводится текст письма, отправленного ранее Напоминая о…Напоминаем, что…Напоминая о…, просимВторично ставим Вас в известность о том, что…Несмотря на неоднократные напоминания…Еще раз прошу (просим)….

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание…По истечении… срока наше предложение потеряет силу… Письмо-обращение(отправляется при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о фактах, представляющих взаимный интерес Объем сообщения особенно широко варьируется от однострочия до нескольких страниц текста, в тех случаях, когда речь идет о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров об отгрузке товаров и т.д.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д. При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т.п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие стандартные выражения: Подтверждаем…

Посылаем Вам наше подтверждение… С удовлетворением подтверждаем… 4. Письмо напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

Письмо-напоминание состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми письма-напоминания являются слова, образованные от глагола «напоминать».

Для интернет-магазинов одежды это реально слабое место, так как покупатель видит только картинку и перед покупкой не имеет возможности примерить вещь. №3 — текущая потребность Потребности — штука постоянная. На смену одной приходит другая, и так продолжается практически без остановок.

Это как покупать платье со своей леди. Купил, а потом оказывается, что для него в гардеробе нет туфель. А-я-яй. Надо это исправлять. Купили туфли. Ну а как же без сумочки? Ну и так далее. Так и в бизнесе. Всегда есть актуальные на текущий момент потребности.

Следовательно, если клиент об них думает, мы можем это обернуть в свою пользу и начать коммерческое предложение именно с этого.
Кроме основной части, коммерческие письма могут иметь приложения, содержащие детальную информацию об особенностях предложения или сведения справочного характера.

К посланию могут прилагаться формы или шаблоны документов, заявок и т.д. Как правильно составить заголовок к тексту коммерческого письма Заголовок является ключевым элементом успешного коммерческого предложения. В нем должна быть раскрыта тема послания и суть предложения.

Под реквизитами бланка, с левой стороны от границы левого поля располагается заголовок предложения.

Как правило, он имеет следующий вид: О предложении сотрудничества в сфере поставок пищевого оборудования О предложении проведения организационного аудита В чем состоит ключевая особенность текста письма? Если вы выступаете инициатором создания письма — коммерческого предложения, то вашей главной целью является вызов ответных действий адресата.

Источник: http://pbcns.ru/v-otvet-na-vashe-kommercheskoe-predlozhenie-napravlyaem-vam/88005002684/

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Высылаю вам коммерческое письмо

Сопроводительное письмо — такой же инструмент продаж, как коммерческое предложение, лендинг или маркетинг-кит. От того, как оно написано, зависит станет ли человек вашим клиентом или пройдет мимо. Зачем нужно сопроводительное письмо, какие задачи на себя берет и как создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Требования к сопроводительному письму

Сопроводительное письмо обычно прилагается к коммерческому предложению, маркетинг-киту или иному документу, презентующему товары или услуги потенциальному клиенту. Казалось бы, что тут сложного? Написать небольшой текст в два-три абзаца и рассказать кратко самую суть. Но многие не знают, как это сделать, поэтому совершают две ошибки:

  • отправляют предложение без сопроводительное письмо и тогда возникает риск, что письмо отправят в спам
  • пишут длинно и путанно, что отбивает желание прочесть само коммерческое предложение

Цель сопроводительного письма к коммерческому предложению —заинтересовать клиента. Для этого надо:

  • привлечь внимание
  • решить проблему
  • подтолкнуть перейти его по ссылке (совершить действие)

Руководство для создания письма с коммерческим предложением

У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма — напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться.

Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать — «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении».

Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».

Начало сопроводительного письма

Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?

Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.

Как неправильно писать:

  • Посылать письмо «Без темы».
  • Писать банально — Коммерческое предложение
  • Ставить длинный заголовок — Предлагаем уникальную возможность покупки детского оборудования по специальным ценам! Действует только до 1 августа!

Лайфхак: никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.

Как нужно:

  • Как отучить налоговую совать нос в ваши дела? Бухгалтерские услуги на аутсорсинге
  • Получите новые заказы в недвижимости (например, если вы продвигаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
  • Ремонт и эксплуатация серверов

Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 — 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.

Структура письма:

  • Представляемся
  • Объясняем, зачем прислали письмо
  • Рассказываем про выгоду для клиента
  • Указываем, что сделать

Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами. Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.

Поэтому главное — познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.

1. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению с вложением

Здравствуйте!

Меня зовут Роберт Хайруллин, и я – директор компании Робертино. Мы производим детскую мебель с 2008 года. Детские игровые лабиринты, кресла для релаксации, сухие бассейны с шариками — все это расходится просто на «Ура» у наших партнеров!

С нашей продукцией вы сократите расходы на покупку детского оборудования на 15%. А это от 500 до 50.000 рублей. Срок изготовления от 3 до 10 дней.

С нами работать просто и приятно. Во вложении — коммерческое предложение и каталог для знакомства с нашей продукцией.

Буду рад ответить на ваши вопросы!

Классного вам дня!

+ указывайте все контакты – телефон, скайп, вотчап

2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению на «теплую» аудиторию

Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?

Максим, добрый день!

Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.

Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.

Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).

Мой телефон для связи: …….

Хорошего дня, Илья.

Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там — готовый клиент.

3. Текст письма к коммерческому предложению без вложения

Суть такой рассылки — спровоцировать отклик. Если человек напишет «Да», то делайте следующий шаг и присылайте ему коммерческое. Он ответил один раз «да» и следующее «да» написать легче.

Здравствуйте!

Я — руководитель студии «Сила слова». Пишем рекламные тексты, статьи, коммерческие предложения. Готовы поработать с вами на субподряде.

Не знаю, заинтересую вас или нет. Но если вы захотите взглянуть на наши работы, то я пришлю коммерческое и портфолио.

Понравится — прекрасно, нет — тоже хорошо. Просто я пойду дальше своей дорогой, а вы — своей!

С уважением, Маруся Климова

P.S. Если вы заинтересовались нашими услугами, просто напишите «ДА» в ответ на это письмо.

В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница — это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.

Источник: https://www.business.ru/article/1069-soprovoditelnoe-pismo-k-kommercheskomu-predlojeniyu

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец и советы по составлению

Высылаю вам коммерческое письмо

Шрифт A A

Зачем нужно составлять сопроводительное письмо к коммерческому предложению? Его основная задача — вызвать интерес адресата к самому предложению. В противном случае существует высокий риск того, что высланное письмо останется непрочитанным и окажется в мусорной корзине.

Почему предложения не читают

Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?

Чтобы продать услугу или товар, особенно если они недешевые, нужно провести тщательную предпродажную подготовку, в которую входит:

  • составление портрета клиента;
  • изучение деятельности потенциальных клиентов;
  • грамотное составление КП, которые должны быть индивидуальны;
  • правильная рассылка писем (предварительный звонок, проведенные переговоры и т.п.);
  • правильно составленное сопроводительное письмо.

Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся.

Если предварительная работа проведена грамотно, то читают не только короткие, но и длинные КП при условии, что длина текста оправдана, а не раздута за счет ненужного описания самой фирмы или всем известных фактов.

Письмо как промежуточное звено

В этой цепи сопроводительное письмо к коммерческому предложению является промежуточным звеном, в задачу которого входит усиление воздействия на потенциального клиента с целью побудить его ознакомиться с КП.

Может возникнуть соблазн не писать сопроводительное письмо или отнестись к его подготовке формально, если само КП высылается по достигнутой договоренности во время телефонного звонка или в ходе переговоров.

Учтите, что уже через полчаса-час, а тем более через несколько часов или дней у потенциального заказчика вылетит из головы, что он ожидает письмо. Его займут другие вопросы и заботы, и на полученный конверт без сопроводительного письма он даже не обратит внимание.

В некоторых случаях потенциальный клиент обратит на него внимание, но отложит в долгий ящик. И даже телефонный звонок с напоминанием не повлияет на ситуацию.

Как раз сопроводительное письмо к коммерческому предложению и служит тем толчком, который побуждает потенциального заказчика срочно открыть КП и прочитать его. То есть открываемость писем, будь они в электронном виде или в бумажном варианте, зависит от конверсионных составляющих:

  • открытие электронного письма или получение руководителем предприятия корреспонденции;
  • скачивание файла;
  • ознакомление с содержимым;
  • совершение действия, например звонок отправителю.

Каждое из этих действий должно обеспечивать последующее. Например, к открытию письма побуждает предварительный звонок и тема сообщения. К прочтению КП подталкивает сопроводительное письмо. И от того, как составлено само КП, зависит его прочтение и обратная связь.

Наличие какого-то сбоя в этой цепи приводит к нулевой конверсии. При этом в 9 из 10 случаев именно отсутствие сопроводительного письма является тем самым сбоем, из-за которого рассылка предложений не дает никакого положительного эффекта.

Требования к документу

Можно сделать вывод, что сопроводительное письмо представляет собой не менее важный документ, чем само КП. А значит, к его подготовке нужно подходит очень серьезно.

Требования, которые предъявляются к такому документу:

  • краткость;
  • напоминание о предшествующем звонке или переговорном процессе;
  • адресность;
  • основное спецпредложение (оффер);
  • дополнительные выгоды;
  • УТП (уникальное торговое предложение), которое составляется коротко;
  • призыв к совершению действия;
  • подпись отправителя, его контакты.

Образец документа

Поскольку и в самом КП нет нужды писать диссертацию, на ознакомление с которой потенциальному заказчику потребуется потратить целый день, для рассматриваемого документа это требование еще более актуально.

Все детали, какие-то преимущества уже изложены в самом предложении, а этот документ не должен долго и много убеждать.

На его ознакомление должно уходить не более 15 секунд, в течение которых адресат должен принять решение о дальнейших действиях.

Важно знать! Сильно портят эти документы попытки выполнить их в эпистолярном жанре, с применением специального делового языка. Это создает впечатление, что такие же письма рассылаются всем подряд, устраняется индивидуальность и персонификация. Как раз сегмент рынка B2B испытывает недостаток простого человеческого языка и сердечности.

Как уже выше указывалось, упоминание в документе предыдущего контакта: телефонного звонка или очных переговоров — увеличивает конверсию прочтения самого КП. Ошибкой будет, если ссылаться на контакт, которого не было.

Некоторые отправители этим грешат, надеясь на то, что за большим объемом дел адресат все не упомнит и просто вскроет письмо. Даже если это произойдет, то по ходу ознакомления с предложением до него дойдет, что его просто обманули.

Результат: документ окажется скомканным в мусорной корзине, а отправитель будет занесен в черный список.

Основное специальное предложение уже изложено в КП, расписано в нем подробно и с разными опциями. В сопроводительном документе его нужно указать, но другими словами и саму суть. При этом упоминание о нем может быть в самом заголовке предложения или во вводном абзаце. Как именно поступить, зависит от формы документа. Но в любом случае о специальном предложении нужно указать в начале письма.

Усиливайте эффект наличием дополнительных выгод. Это подходит не только для самого КП, но и для сопроводительных документов. Но, как и в предыдущем случае, их упоминание должно быть кратким, в виде акцентированного списка. Про уникальное торговое предложение полностью написано в КП, а здесь нужно указать его всего в одном или двух предложениях.

Поскольку адресата нужно побудить к конкретному действию: прочитать КП, призыв об этом должен быть в самом сопроводительном письме.

Как раз этот момент отсутствует в подавляющем большинстве писем. Отправитель считает, что и так все понятно. Конечно, понятно. Но, как показывает практика, наличие этого призыва увеличивает вероятность открытия письма в несколько раз. В противном случае решение, что делать с полученной бумагой, адресат принимает самостоятельно и далеко не всегда в пользу отправителя.

Напишите, что должен сделать потенциальный клиент: ознакомиться с документом, скачать файл или кликнуть по ссылке. Важно не перестараться с призывом к действию. Зависит это от целевой аудитории, к которой обращается отправитель. С кем-то следует быть поделикатнее, а кто-то допускает агрессивное изложение.

Не будет умным поступком обращаться к мэру или директору крупной компании с призывом связаться с отправителем прямо сейчас. Поэтому очень важно, чтобы был правильно составленный портрет клиента. Он позволяет избегать таких нелепых, но фатальных для конверсии и бизнеса ошибок, уменьшает расходы на продвижение.

Источник: https://moneyscanner.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-kommercheskomu-predlozheniyu/

Высылаю вам коммерческое письмо

Высылаю вам коммерческое письмо

Просим сделать нам предложение на поставку (выслать нам, прислать)Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…Не откажите в любезности сообщить нам о…Мы будем рады, если вы сообщите нам, можете ли вы поставитьМы были бы признательны (благодарны) за…Мы хотели бы знать (когда, в какой срок, по какой цене, когда и на каких условиях) Вы можете…Просим Вас сообщить о возможностях поставки…Желательно, чтобы поставка была произведена в течение…Мы заинтересованы в срочной поставке…Просим повременить с поставкой до…Обращаемся к Вам с просьбой сделать нам предложение… (выслать, прислать)Не откажите нам любезности сообщить с обратной почтой (по телексу, телефону), можете ли вы приобрести у нас… Ответ на запрос (если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет письмо) В информативной части сообщается1. о принятии вопроса к рассмотрению2. о выяснении возможностей поставки товара3.

Внимание

Кроме основной части, коммерческие письма могут иметь приложения, содержащие детальную информацию об особенностях предложения или сведения справочного характера. К посланию могут прилагаться формы или шаблоны документов, заявок и т.д. Как правильно составить заголовок к тексту коммерческого письма Заголовок является ключевым элементом успешного коммерческого предложения.

В нем должна быть раскрыта тема послания и суть предложения. Под реквизитами бланка, с левой стороны от границы левого поля располагается заголовок предложения.

Как правило, он имеет следующий вид: О предложении сотрудничества в сфере поставок пищевого оборудования О предложении проведения организационного аудита В чем состоит ключевая особенность текста письма? Если вы выступаете инициатором создания письма — коммерческого предложения, то вашей главной целью является вызов ответных действий адресата.

Как правильно отправлять коммерческое предложение по e-mail?

Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.

Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».
Как составляются коммерческие запросы Особая разновидность писем-запросов — письмо-запрос коммерческого предложения.

Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:

  • предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
  • направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).

Коммерческие запросы используются до заключения контракта.

Тема письма для коммерческого предложения

Важно

Инструкция 1 Прежде чем отправить документ-предложение, напишите его. Помните, что от грамотного и правильного составления зависит не только успех сделки, но и престиж вашей организации. 2 Обратите внимание на начало коммерческого предложения. Текст, который оппонент увидит в первую очередь, играет решающую роль в дальнейшем.

Первое предложение должно непременно заинтересовать клиента, не следует начинать документ с «избитых фраз», с хвалебной оды в честь себя и т.д. 3 Чтобы заинтересовать клиента, включите в текст документа такие фразы, как «При разговоре с вами, мы заметили…», «Нам понравилась ваша идея…» и т.д. При описании товара избегайте технических и не совсем понятных терминов, которые могут быть незнакомы клиенту. 4 Обязательно аргументируйте в пользу приобретения вашей продукции. Также опишите подробную схему сотрудничества.

Как написать коммерческое предложение: 4 простых шага

Это с большой вероятностью вызовет отвращение у читателя.

  • Слишком длинное предложение. Мало кому захочется читать 5 страниц голого текста. Поэтому делайте предложение лаконичным по мере возможности. Одна-две страницы — хорошо.
  • Никакой изюминки. Не надо делать как у всех — это скучно. В коммерческом предложении допустим некий креатив , игра слов, и даже немного шуток. Это же реклама.
  • Голословные утверждения. Имеются в виду лозунги вроде мы лучшие на рынке! . Расскажите, почему вы — хорошая компания. Как уже указывалось выше, можно написать об успешном сотрудничестве с крупными компаниями.
  • Рассылка всем подряд. Особенно неприятно получать предложение, когда в графе кому указаны десятки адресов. Нужен более индивидуальный подход к потенциальным клиентам.
  • Приветствие в начале письма. Использовать его не следует.

К нашему (большому) сожалению, сообщаем (вынуждены сообщить, поставить Вас в известность), что прибывшая партия… в количестве… в счет контракта (номер)… не соответствует образцам, на основании которых была заключена сделка (не соответствует условиям договора)Полученный товар (качество партии товара, полученного от Вас) по качеству (значительно) ниже образцов, на основании которых был заключен договор (оговоренных в контракте)При приемке товара (монтаже, наладке, испытании) выявились (были обнаружены) следующие недостаткиВ процессе транспортировки установален бой товара (произошло повреждение товара)Товар оказался дефектным (пониженного качества, был плохо упакован)Машина (агрегат) показал(а) пониженную мощностьрасходится по своей конструкции с нашими чертежами, непригодна к эксплуатации)Сумма причиненного ущерба составляет … руб.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/vysylayu-vam-kommercheskoe-pismo/

Сопроводительное письмо: что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения

Высылаю вам коммерческое письмо

Вы слышали расхожую мысль, что люди не читают длинные тексты, потому что им лень? Наверняка слышали. Так вот это неправда. Доказательств у меня море: от прочитанных серьезных исследований до собственных наблюдений с помощью средств аналитики за тем, как себя ведут люди на сайтах. Вникают, выделяют мышкой, копируют. Одним словом, читают и весьма внимательно.

По моим наблюдениям гораздо больше люди ленятся писать.

Вот тут они действительно экономят себя! Я не говорю о чисто развлекательной писанине, а об утилитарных коммерческих текстах, цель которых привлечение клиентов и зарабатывание денег.

Выложился — убедительно изложил свое коммерческое предложение — получил клиента — продал — заработал. А уж если речь идет о текстах вспомогательных таких как сопроводительное письмо, то тут лень руководит людьми полностью.

Я посчитал, что:

  • 87% писем с коммерческими предложениями, которые я получил за 9 лет существования своего почтового ящика, пустые. В теле не написано ни строчки.
  • В 2% случаев коммерческое предложение написано сразу в теле письма — оптимальный вариант.
  • В оставшихся 11%, в теле письма написан скучный клишированный текст приблизительно такого содержания:

В тему: Как коммерческое предложение помогает продавать

Почему важно писать сопроводительное письмо?

Давайте представим, что нужно сделать человеку, чтобы откликнуться на коммерческое предложение, которое вы отправили ему по email в формате pdf-файла приложенного к письму.

Вы ждете, что клиент изучит преимущества вашего предложения и перезвонит по указанному в документе телефону.

Итак, звонок по телефону – это действие клиента, на которое вы рассчитываете — так называемое целевое действие. Но!

Чтобы добраться до номера вашего телефона, клиенту нужно совершить еще несколько действий:

  1. Прочитать тему и кликнуть мышкой, чтобы открыть письмо
  2. Прочитать текст в теле письма и кликнуть мышкой, чтобы открыть или скачать приложенный файл
  3. Прочитать коммерческое предложение, заинтересоваться им и…

…вот только теперь позвонить по контактному номеру.

Конверсия коммерческого предложения будет состоять из трех промежуточных:

  1. Конверсия на открытие письма
  2. Конверсия на скачку (открытие) файла
  3. Конверсия на звонок по телефону

В тему: Как написать тему письма для коммерческого предложения

К каждому из перечисленных действий получателя подталкивает определенный текст. В первом действии – это тема письма. Во втором – сопроводительное письмо. В третьем — непосредственно коммерческое предложение. Если в этой цепочке будет слабое звено, то продажа сорвется. Клиент просто не дойдет до последнего этапа конверсии.

А как мы с вами выяснили, почти 90% писем не имеют хорошего сопроводительного письма, а, значит, цепочка продажи рвется именно на этом этапе.

Что должно быть в сопроводительном письме, чтобы оно хорошо выполняло свою работу?

Я предлагаю вам свое видение решения этой проблемы, свой взгляд на структуру и логику сопроводительного письма:

Краткость

Здесь не нужно растекаться мыслию по древу», излагая все подробности торгового предложения. Для описания все деталей и преимуществ вы уже разработали коммерческое предложение и сохранили его в отдельный файл.

Сопроводительное письмо выполняет лишь тактическую задачу — работает на совершение промежуточной конверсии.

Ожидаемое действие адресата — скачка файла — не такое уж и сложное, чтобы к нему подтолкнуть не требуется слишком много убеждать.

К краткости я бы добавил еще и простоту. Не нужно витиеватостей, не стремитесь поразить получателя своей искушенностью в эпистолярном жанре. Не требуется, как выразился один из моих клиентов, и «специального делового языка», понимая под ним ту «роботизированную» переписку, которой грешит наш b2b-рынок. А ему так не хватает простоты, сердечности и человеческого языка!

Напоминание о предыдущем контакте

Прежде чем отправить коммерческое предложение, вы созванивались с адресатом? Возможно, разговаривали с ним на выставке или он связался с вами через сайт. Напомните ему, когда и по какому поводу вы с ним контактировали раньше. Это продемонстрирует неслучайность вашего письма и повысит шансы на конверсию.

Адресность

Ну, тут я не открою Америку. Письма с личным обращением по имени привлекают больше внимания. Это также как крикнуть в толпе: «Эй!» Кто обратит внимание, и какого рода это будет внимание? В лучшем случай на вас обернутся, кинут взгляд и через секунду забудут.  Другое дело, если крикнуть: «Привет, Андрей!» Согласитесь, Андреи отреагируют лучше?

Ключевая выгода предложения

Она 100% сформулирована у вас в коммерческом предложении. Стоит повторить ее в сопроводительном письме.  Единственно, что, может быть, не теми же самыми словами. Иначе получится не очень хорошее повторение. Где формулировать? Зависит от формата письма.

Формат письма зависит от способа работы с коммерческим предложением, от того, кому вы пишите. Можно создать полноценный по форматированию и логике заголовок. Можно сформулировать ее во вводном абзаце. Однозначно могу сказать, что делать это нужно в самом начале сопроводительного письма.

Дополнительные выгоды

Их силу трудно переоценить. Они нужны, чтобы усилить воздействие главной выгоды и, возможно, зацепить тех, кого оно оставила равнодушными. Опять же не стоит расписывать все и во всех подробностях. Сделайте лаконичный, но акцентированный список.

УТП

Не будем говорить здесь о том, что это, зачем это и как это. Упростим все до предела. Для решения нашей задачи вполне достаточно сформулировать в сопроводительном письме уникальность вашего предложения. Опять же коротка. Одного двух коротких предложения вполне достаточно.

Призыв действию

Вот этого элемента, а он критически важен для сопроводительного письма, не было во всех письмах, которые я анализировал. Они просто обрывались на последней повествовательной фразе, и не понятно, для чего автор писал письма, чего он хотел добиться от получателя? Нельзя оставлять решение получателю. Спасение утопающих — не дело рук самих утопающих.

Вам нужна конверсия, вы и скажите человеку, что он должен сделать после прочтения письма. Скачать файл? Перейти по ссылке? Напишите предложение, которое призовет его к этому действию. Собственно, ради него и стараемся ).

Еще момент, неприметный, но важный. В призыве к действию важно не «перепризвать». Не перегнуть палку. Стилистика призыва очень зависит от особенностей целевой аудитории.

Кому-то нужно писать мягче, с кем-то можно быть агрессивным. Глупо требовать «связаться с вами прямо сейчас», если вы пишете министру, его заместителю или просто значительному лицу.

Думайте о людях, которые будут читать письмо, и тщательно выверяйте слова.

Подпись и контакты

Они нужны. И по правилам хорошего тона так положено, и на доверие правильные контакты хорошо влияют, ну, и предложенные в сопроводительном письме альтернативные способы контакта помогут легко и просто связаться с вами тем, кто решит это сделать сразу, не читая коммерческое предложение.

Чего не хватает этому посту?

Само напрашивается — нет примера. И, правда, нет. Признаюсь, не люблю я выкладывать лишний раз их выкладывать. Даже страница с примерами КП давно устарела, появилось много работ другого уровня, а всё никак ее не обновлю.

Если вам хочется получить пример, можно просто мне написать или попросить консультанта в чате. 99 и 9, что не откажем и подберем подходящий пример.

Источник: https://kpblog.ru/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8/%D1%82%D0%B5%D0%BA%D1%81%D1%82/%D1%81%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE-%D1%87%D1%82%D0%BE-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%B2-%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%B0-%D0%BF%D1%80%D0%B8-%D0%BE%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BC%D0%B5%D1%80%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F.html

Умный юрист
Добавить комментарий